Portal Spraw Zagranicznych psz.pl

Dla zapewnienia łatwości i wygody odbioru przekazywanych informacji serwis ten korzysta z technologii plików cookies. Jeśli chcesz zrezygnować z korzyści, które dają Ci pliki cookies, możesz to zrobić, zmieniając ustawienia swojej przeglądarki. Korzystanie z naszej strony bez zmian ustawień plików cookies oznacza, że będą one zapisane przez Twoją przeglądarkę. Więcej informacji znajdziesz w naszej Polityce Cookies .

Akceptuję

Strefa wiedzy

Wykonanie: Delta Interactive
Back Jesteś tutaj: Home Styl Etykieta Korespondencja dyplomatyczna

Korespondencja dyplomatyczna

27 listopad 2007
A A A
Korespondencja od dawnych czasów stanowiła i stanowi nadal bardzo ważny element działalności dyplomatycznej. Oprócz rozwiniętej na szeroką skalę korespondencji oficjalnej  w świecie dyplomacji istnieje także tzw. korespondencja półoficjalna oraz korespondencja prywatna. Obie te formy mają w dzisiejszych czasach bardzo szerokie zastosowanie i stanowią istotny punkt w organizacji służby zagranicznej.

W formie wymiany korespondencji prywatnej bądź półoficjalnej odbywa się  w dzisiejszych czasach dość istotna część korespondencji dyplomatycznej. Dotyczy to między innymi wymiany informacji pomiędzy funkcjonariuszami ministerstwa spraw zagranicznych danego państwa a członkami istniejących w tym państwie obcych przedstawicielstw dyplomatycznych. Tę samą drogę komunikacji wykorzystują też niejednokrotnie przedstawiciele dyplomatyczni w kontaktach z przedstawicielami życia politycznego, kulturalnego czy gospodarczego, a także w bezpośrednich kontaktach między sobą nawzajem.
 
Jeżeli chodzi o zakres tematyczny powyższe rodzaje korespondencji służą do komunikowania się w sprawach mniejszej wagi, często osobistych, administracyjnych, technicznych czy protokólarnych, nie wymagających formy korespondencji oficjalnej. Korespondencja prywatna lub półoficjalna jest zatem wykorzystywana m.in. w celu przekazania życzeń, kondolencji, przeprosin, osobistych próśb piszącego, dostarczenia danych etc. Z zakresem tematycznym łączy się jednocześnie podstawowa różnica pomiędzy listem półoficjalnym a prywatnym. O ile ten pierwszy jest de facto traktowany jako swego rodzaju korespondencja urzędowa i dotyczy głównie spraw technicznych i administracyjnych, o tyle drugi służy głównie do przekazywania spraw osobistych, życzeń etc.
 
Forma zarówno korespondencji półoficjalnej jak i prywatnej w świecie dyplomacji posiada swoje charakterystyczne cechy. Określone są także ogólne zasady tworzenia każdej z nich.

W prowadzeniu korespondencji półoficjalnej stosuje się blankiet osobisty. W przypadku korespondencji prywatnej jest to biały gładki papier formatu listowego. Na papierze pojedynczym pisać należy tylko na jednej stronie, na papierze podwójnym tekst umieszczamy na stronach 1 i 3. Pismo należy zacząć na wysokości ¾ arkusza. Konieczne jest także pozostawienie marginesu po obu stronach, przy czym szerszy powinien być margines lewy. Pisma tego rodzaju pisane są zazwyczaj na komputerze, choć występują także  przypadki pism odręcznych, szczególnie w korespondencji prywatnej. W przypadku tekstów drukowanych nie należy podkreślać ani wytłuszczać żadnych fragmentów ani pisać ich rozstrzeloną czcionką. Ważne jest także, aby nawet w przypadku tekstów drukowanych w liście pojawiły się także elementy pisane odręcznie – nagłówek, zakończenie i podpis, co podkreśla bardziej osobisty charakter listu. Pisać należy piórem, używając czarnego bądź ciemnogranatowego atramentu. Mimo szerokiego w dzisiejszych czasach zastosowania tekstów drukowanych istnieją jednak listy, które należy pisać w całości odręcznie. Należą do nich listy zawierające kondolencje, gratulacje czy podziękowanie za okazaną życzliwość.

Dla podkreślenia charakteru wysyłanej przez nas korespondencji w formie półoficjalnej bądź prywatnej pomija się także numer kancelaryjny oraz wszelkiego rodzaju inne sygnatury kancelaryjne. Nie używa się także oficjalnych formuł dyplomatycznych zastępując je formułami bardzo często spotykanymi w korespondencji prywatnej. Nigdy na pismach tego typu nie stawia się także pieczęci.
 
Nieodłączną częścią każdego listu półoficjalnego czy też prywatnego jest nagłówek. Może on przyjmować różne formy, co jest bezpośrednio uwarunkowane stopniem zażyłości pomiędzy osobami, które ze sobą korespondują. Przykładowe nagłówki to: „Szanowny Panie Dyrektorze”, „Drogi Panie Profesorze” czy „ Drogi Panie Naczelniku”. Powszechnie przyjęta jest zasada, że zarówno tytuły zawodowe jak i naukowe pisze się w formie pełnej. Wyjątek stanowią takie tytuły jak doktor, magister czy inżynier, w przypadku których posługujemy się skrótami.

Bardzo ważną częścią listu jest także jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku nagłówka, zakończenie jest najczęściej zindywidualizowane i zależy od stanu stosunków łączących obie strony. Jako zakończeń najczęściej używa się takich zwrotów jak „Z poważaniem”, „Szczerze oddany”, „Łączę najlepsze pozdrowienia”. Forma zakończenia musi naturalnie pozostawać w pełnej harmonii z nagłówkiem listu.  
 
Po formule zakończeniowej po lewej stronie tekstu autor listu umieszcza swój podpis. Podpisywać się należy pełnym imieniem i nazwiskiem. Podpis musi być odręczny i czytelny, przy czym w przypadku gdy autor podpisuje się bardzo nieczytelnie, pod odręcznym podpisem można dodatkowo umieścić imię i nazwisko w formie drukowanej.
 
W ścisłym związku z nagłówkiem i zakończeniem listu pozostaje także adres. Umieszcza się go zazwyczaj tylko na kopercie. O ile nagłówek powinien wskazywać na stopień zażyłości między osobami korespondującymi, o tyle w adresie podkreślić należy stanowisko adresata, jego rangę społeczną i zawodową. W przypadku listów adresowanych do małżeństwa powszechnie stosowaną zasadą jest umieszczanie kolejno imienia męża, żony,  a następnie nazwiska.

Jednym z elementów listu jest także data i miejsce wysłania. Umieszcza się je na wstępie, u góry po prawej stronie. Bardzo rzadko jest już spotykane umieszczenie daty i miejsca wysłania na końcu listu, po lewej stronie, nieco poniżej podpisu autora. Najpierw umieszcza się nazwę miejscowości w pełnej formie następnie datę wysłania listu. Zasady dotyczące samego zapisu daty zobowiązują do wpisywania pełnej nazwy miesiąca. Nie praktykuje się wpisywania skrótów czy wersji numerycznej. Datę może w liście poprzedzić zwrot „dnia”, nie jest to jednak obowiązkowe.
 
Przygotowany do wysłania list składa się tak, aby jego pierwsza strona, która zawiera nagłówek i tekst, była wewnątrz. W przypadku składania listu na czworo należy go złożyć najpierw wzdłuż linii pionowej, a następnie poziomej. Do koperty list wkładamy tak by jego zgięcie znajdowało się na dole, co ma chronić list przed przypadkowym uszkodzeniem podczas otwierania. W dzisiejszych czasach coraz częściej w korespondencji dyplomatycznej mamy do czynienia z użyciem kopert podłużnych. Wówczas list składany jest na trzy części.
 
Podobnie jak w przypadku korespondencji oficjalnej także w korespondencji półoficjalnej czy prywatnej powszechną jest zasada odpowiadania na otrzymany list. Odpowiedzi należy udzielić w takiej samej formie w jakiej napisany został list, który otrzymaliśmy.
 
{mospagebreak}


TYTUŁOWANIE 
 
W dyplomacji, komunikowanie się w formie pisemnej, a także utrzymywanie kontaktów osobistych, wymaga ścisłego przestrzegania zasady stosowania należnych poszczególnym osobistościom tytułów. Można powiedzieć, iż znajomość używanych i należnych tytułów, jest jednym z bardzo ważnych obowiązków każdego dyplomaty. Brak tej wiedzy odsłania wyraźne luki w znajomości protokołu dyplomatycznego i może narażać dobre imię państwa, które jest przez niego reprezentowane.
 
Podobnie jak wiele spraw z zakresu korespondencji dyplomatycznej, kwestia tytułowania podlega stopniowej ewolucji. Tytuły używane przez monarchów i arystokrację ulegają wyraźnym skrótom, eliminowane jest wyliczanie posiadłości niegdyś kolonialnych, obecnie zaś będących często niepodległymi państwami. Zauważalna jest również tendencja do odchodzenia od stosowania tytułu kurtuazyjnego „ekscelencji”, zastępowanego formą grzecznościową „pan”. Co więcej, kwestia tytułowania może istotnie różnić się w poszczególnych państwach, inne mogą być tradycje lub tytuły miejscowe. Z tych względów, dyplomata poza posiadaniem podstawowej wiedzy, powinien, w razie konieczności, zapoznać się z praktyką panującą w danym państwie lub wobec danej osobistości.

Jednymi z najważniejszych rodzajów tytułów są tytuły godności, które wiążą się z piastowanym urzędem państwowym lub dziedzicznym oraz tytuły kurtuazyjne. Służą one podkreśleniu poważania dla osoby adresata, a ich pominięcie byłoby odczytane jako oznaka lekceważenia. Są one stosowane w zależności od pozycji i stanowiska lub funkcji spełnianych przez adresata. Przede wszystkim należy tu przedstawić sposoby tytułowania głów państw:
 
- najstarszym tytułem głowy państwa jest cesarz. Tytuł ten wywodzi się od rzymskiego rodu Juliuszów: Caesar. Cesarza tytułuje się: „Wasza Cesarska Mość” (wyraz „Mość” stanowi część tytułów uroczystych, czołobitnych)
 
- drugim tytułem monarszym jest król, a zatem koronowany szef państwa. Tytuł ten pochodzi od imienia Karla, czyli Karola Wielkiego. Króla tytułuje się: „Wasza Królewska Mość”.
 
Z powyższymi osobistościami (a także z arystokracją) związane są dwa rodzaje tytułów: tytuły posiadania oraz przydomki. Te pierwsze wywodzą się z czasów feudalnych i wiążą się z posiadłościami terytorialnymi. Do dziś stosowane są przez niektórych monarchów, jednak wobec zmiany charakteru państw oraz dekolonizacji, są one rzadziej stosowane. Dawniej stanowiły one nieraz powód sporów między państwami, a dla ich uniknięcia w umowach zamieszczano nawet specjalną klauzulę wyłączająca możliwość roszczeń do spornych terytoriów wymienionych w tytule monarchy (klauzula non prejudicando).
 
Przydomki wywodzą się z praktyki nadawania niektórym władcom przydomków przez papieży. W przeszłości były stosowane dosyć często, obecnie używają ich jeszcze niektórzy monarchowie.
 
Stosowanie powyższych tytułów dzieli się na trzy rodzaje: tzw. tytuły wielkie – wówczas wyliczane są wszystkie najważniejsze tytuły (w tym realne oraz fikcyjne, czyli te, do których władca pretenduje, posiadłości); tytuły średnie – wymienia się jedynie rzeczywiście najważniejsze tytuły oraz realne posiadłości (dużo częstsze, po wymienieniu stosuje się skróty itd. itd. itd.); tytuły małe – wymienia się jedynie najważniejszy element, którym władca posługuje się na co dzień.
 
- kolejnymi przedstawicielami tej grupy są osobistości posługujące się tytułem księcia. Wywodzi się on z dwóch średniowiecznych tytułów zachodnioeuropejskich: prince i Fürst. Księcia tytułuje się: „Wasza Książęca Wysokość”.
 
Książęta mogli być członkami rodziny panującej, rządzić prowincją lub tytuł ten mógł im przysługiwać jedynie ze względów kurtuazyjnych. Stąd książęta nie są sobie równi, a panujące wśród nich starszeństwo jest dość skomplikowane. Podobną trudność sprawiają tytuły rodowe, czyli tytuły dziedziczne rodów arystokratycznych. Możemy do nich zaliczyć tytuły: książę, markiz, hrabia, wicehrabia oraz baron, a z każdym z nich mogą wiązać się różne tytuły kurtuazyjne. Podziały te są często specyficzne dla poszczególnych krajów, a że muszą one być uwzględniane w korespondencji dyplomatycznej, ich znajomość może stać się koniecznością.
 
- w państwach o ustroju republikańskim osobą sprawującą najwyższą władzę jest prezydent, którego tytułuje się: „Panie Prezydencie”. Głowie państwa przysługuje także tytuł kurtuazyjny – „ekscelencja”, jednak jest on stosowany jedynie przez obywateli państw obcych, zaś w stosunkach wewnętrznych używa się wcześniej wspomnianego zwrotu.
 
- głową państwa watykańskiego i najwyższym zwierzchnikiem Kościoła rzymskokatolickiego jest papież, którego tytułuje się „Wasza Świątobliwość” lub „Ojcze Święty”. Używa się również tytułu „Ekscelencjo”, który przysługuje z racji bycia głową państwa. Co ciekawe, prezydent USA może się również zwrócić do papieża: „My Dear Pope”.
 
Najczęściej stosowanymi w praktyce dyplomatycznej tytułami kurtuazyjnymi są: „ekscelencja”, „eminencja” oraz „magnificencja”:
 
- tytuł ekscelencja wywodzi się z łaciny i oznacza ‘wyborny, znakomity’. Używane jest on w stosunku do prezydenta, premiera, członków rządu (szczególnie ministra spraw zagranicznych) oraz ambasadorów obcych państw. Nie stosuje się go raczej w kontaktach z osobistościami własnego kraju. Tytuł ten używany jest również wobec dostojników Kościoła rzymskokatolickiego – biskupów i arcybiskupów, jednak w przypadku kontaktów bezpośrednich, jedynie wówczas, gdy występują w purpurze (jeśli nie, stosuje się zwrot: „Księże Biskupie”; „Księże Arcybiskupie”).
 
Jeżeli ambasador nosi tytuł królewski, to wówczas tytuł ekscelencji jest opuszczony. Natomiast tytuły szlacheckie występują wraz z tytułem ekscelencji. Małżonka (małżonek) ambasadora przeważnie nie przejmuje tytułu, stosuje się jedynie tytuł grzecznościowy „pani” („pan”), chyba że posiada jakiś własny tytuł (wyjątkiem jest np. Francja).
 
- tytuł eminencja pochodzi z łaciny i oznacza ‘wyniosłość, dostojeństwo’. Jest on stosowany wobec kardynałów.
 
- tytuł magnificencja wywodzi się z łaciny i oznacza ‘szlachetny, wspaniały’. Przysługuje on rektorom uczelni wyższych, jednak stosuje się jedynie w chwilach uroczystych oraz oficjalnych pismach, przeważnie zaś używa się zwrotu grzecznościowego: „Panie Rektorze”.
 
W oficjalnej korespondencji dyplomatycznej, a nawet oficjalnych kartach wizytowych unika się zamieszczania tytułów naukowych i innych tytułów niedyplomatycznych (np. wojskowych). Natomiast używa się ich zazwyczaj w korespondencji półoficjalnej i prywatnej, jednak zasada ta jest stosowana dość elastycznie, w zależności od lokalnych zwyczajów.

W języku polskim tytuły godności piszemy z małych liter (np. prezydent, król, minister etc.). Jednakże ze względów grzecznościowych, właściwością korespondencji dyplomatycznej jest pisanie tytułów z wielkich liter.
 
BIBLIOGRAFIA:
 


1.    Barcz J., Urzędnik i biznesmen w środowisku międzynarodowym. Wybrane aspekty pragmatyki zawodowej, Warszawa 2002
2.    Ikanowicz C., Piekarski J., Protokół dyplomatyczny i dobre obyczaje, Warszawa 2004
3.    Pietkiewicz E., Protokół dyplomatyczny, Warszawa 1998
4.    Sutor J., Korespondencja dyplomatyczna, Warszawa 2004